Naučte sa pracovať so svojím časom

V Amerike je takmer trinásť miliónov rodín, kde je matka alebo otec samoživiteľ. O možnostiach, ako stihnúť všetko dôležité počas dňa, nám radia školitelia time managementu.

Ako teda čas využívať čo najlepšie?

Efektívne využívanie času rozhodne neznamená len inštaláciu najnovšej aplikácie do telefónu alebo kúpu nového diára. Je toho oveľa viac. Primárne súčasťou time managementu je predovšetkým psychológia. To najdôležitejšie je nastavenie mysle. Musíte vedieť, kto ste, aké sú vaše hodnoty, na čom vám záleží a aké sú vaše ciele. Jednoducho sa to povie, ťažšie sa to realizuje. Keď túto otázku položíte ľuďom okolo seba, 90% vám odpovie, že priorita je rodina, ale pritom celý týždeň štrnásť hodín denne trávia v práci.

Ale je to predsa kvôli tomu, aby zabezpečili deti. Otázka je, či chcú deti byť radšej s rodičmi, alebo mať nový mobilný telefón. Každý deň sme pod obrovským tlakom, obzvlášť samoživitelia. Je potrebné stihnúť čo najviac, pribúdajú stále nové úlohy a povinnosti. Niektoré nám pridelí okolie, niektoré si vymyslíme sami. Často sa stáva, že celý deň od rána do večera sme v jednom kole a večer s pocitom vyčerpania padáme na gauč. Niektorých možno pri tom napadne otázka: "A čo som vlastne celý deň robil?" Aby sme si na túto otázku vedeli odpovedať, musíme niečo zmeniť.

A čo máme vlastne robiť?

V prvom rade je dôležité začať deň plánovať už večer. Sadnite si na chvíľku za pracovný stôl a v pokoji na obyčajnú A4 si napíšte zoznam vecí, ktoré chcete zajtra urobiť. Je dosť možné, že po piatich minútach budete mať popísaný celý papier. Bohužiaľ, nemôžete stihnúť všetko, a preto sa pokúste pozrieť sa na svoj deň realisticky a nepreceňujte sa. Jedna z techník je: to do list - zoznam úloh. Jeho hlavnou funkciou je poskytnúť nám návod, "cestovný poriadok", podľa ktorého si zorganizujeme svoj deň múdro.

Praktická ukážka

Písať si svoj "to do list" každý večer, pravidelne!

Keď nás chaos totálne ovládne a nevieme, kde nám hlava stojí, odporúča sa vypísať sa na čistú A4... Myslíte na to, čo potrebujete dokončiť a pomaly píšete jednotlivé úlohy na papier. Za pár minút máte papier zaplnený a zažívate pocit úľavy. Uľavilo sa vám, pretože ste myšlienky dostali konečne z hlavy von.

Úlohy vždy začínajte slovesom

Všetko, čo potrebujete, je písať svoje úlohy s akčným slovom na začiatku. A ideálne veľkými písmenami, aby sa vám vo vašom zozname úloh dobre orientovalo. Napríklad UČIŤ SA s dcérou angličtinu - 30 minút.

Označte dve najdôležitejšie úlohy

Hneď, ako si svoj zoznam úloh každý večer napíšete, pozrite sa na neho a položte si otázku: "Ktoré dve úlohy fakt musím zajtra urobiť, aby som bol so sebou spokojný?" Inými slovami, ktoré úlohy vo vašom zozname úloh sú skutočne dôležité? Keby ste mali čas na vykonanie len jednej jedinej položky, ktorá by to bola? Keď si nie ste istí, choďte na to takto: Ktorá úloha sa vám zdá najťažšia? Ktorá sa vám zajtra fakt nechce robiť? Dajte si vedľa nej výkričník a zajtrajší deň začnite práve s ňou. Žiadny Facebook, žiadna ranná kontrola e-mailov. Sadnite si za stôl a začnite pracovať.

Rozlišujte medzi úlohou a projektom

Podľa zdravého rozumu je dobré zložitejšie úlohy rozdeliť na niekoľko krokov. Keď máte všetky úlohy v rámci projektu jasne napísané, pomáha vám to sústrediť sa na jednu konkrétnu vec, krok, činnosť, akciu. Neodkladajte veci na neskôr a pracujte produktívne, pretože vám je jasné, čo presne teraz musíte urobiť. Rozkúskovanie projektu na jednotlivé úlohy vám uľahčí urobiť prvý krok. Umožní vám vykročiť oveľa jednoduchšie, keď presne viete, akú konkrétnu úlohu máte tu a teraz vykonať.

Odhady času

Jeden z dôvodov, prečo človek nestíha, je ten, že nevieme dobre odhadovať čas, ktorý nám prinesie zložitosť projektu. Zvyknite si priamo k vašim úlohám písať malé poznámky: 5min, 30min, 60min, atď. Následne začnite na nejakej úlohe pracovať a keď ju dokončíte, zapíšte si, koľko času vám skutočne zabrala. Bol váš odhad správny?

Zo zoznamu úloh rovno do kalendára

Kalendár by vám mal slúžiť ako dokonalý prehľad o tom, ako trávite svoj čas. Keď ho trávite prácou, napíšte si to tam. Keď s rodinou, napíšte si to tam. Keď to urobíte, nemôže sa vám stať, že niečo nestihnete alebo na niečo zabudnete.

Bodové ohodnotenie miesto priorít

Potrebujete sa namotivovať a dokončovať dôležité úlohy? Nie je lepší spôsob, ako súťažiť sám so sebou alebo sa jednoducho odmeňovať. Najdôležitejšia úloha vo vašom zozname úloh je hodná 10 bodov. Musí to byť niečo, čo váš projekt výrazne posúva ďalej. Úlohy, ktoré sú síce fajn, ale neposúvajú vás nejako extrémne k cieľu, ohodnoťte 5 bodmi. No a bežným úlohám typu zavolať a objednať sa u logopéda atď. priraďte jedničku alebo dvojku - podľa toho, ako to cítite. Na konci dňa si spočítajte, koľko bodov ste dosiahli.

Kde je tá mágia? Mágia je v tom, že si vaše skóre budete zapisovať každý deň. Prirodzene vás to bude motivovať k tomu, aby ste sa zlepšovali, aby ste si vyberali len dôležité (ťažké) úlohy, aby ste jednoducho dosiahli čo najvyššieho skóre. Každý večer si nastavte pripomienku v telefóne, aby ste si skontrolovali seba, ako sa vám darilo. Odškrtávajte si všetky úlohy, ktoré sa vám nepodarilo urobiť. Na konci týždňa, v nedeľu večer, sa opäť pozrite, ako sa vám darilo a snažte sa zo svojho (nie) správania vyvodiť určité dôsledky.

Napríklad, keď sa vám nedarí, zakážte si chodiť na sociálne siete, odinštalujte si aplikáciu v telefóne. Keď ste boli, naopak, úspešní, pridávajte si do svojho kalendára návykov ďalšie zlozvyky, ktorých sa plánujete zbaviť. Dajte si pohár vína, odmeňte sa.

Čo je tajomstvom produktivity?

Time management nie je jedna metóda alebo technika. Je to obrovský komplex vzájomne prepojených disciplín, ktorých finálnym cieľom je to, aby si človek vytvoril systém sám pre seba. Každý sme iný a každý potrebujeme trochu niečo iné. Presnejšie stanovenie cieľov aj podpora od známych nám môžu veľmi významne pomôcť na ceste k naplneniu našich cieľov. Mužom pomáha niečo iné ako ženám. Muži dosiahli svoje ciele o 22% úspešnejšie, keď používali svoje efektívnejšie techniky stanovenia cieľov.

Napríklad si povedali, že "dajú dole 1 kilo za týždeň" namiesto toho, aby chceli "schudnúť". Ženy boli o 10% úspešnejšie, keď svoje ciele zverejnili a získali tak podporu svojich kamarátov a kamarátok.

Keď už si stanovíte cieľ, pridajte si k nemu jednu akciu, ktorú urobíte každý deň. Keď chcete schudnúť, dajte si ako cieľ napríklad, že každý deň pôjdete na prechádzku. Ak chcete prejsť z mínusu do plusu na účte, ušetrite každý deň aspoň pár eur. Aby to všetko nezostalo len v rovine rozprávania, urobte si kalendár návykov.

1. Obstarajte si veľký kalendár, na ktorom bude zobrazený celý rok.
2. Stanovte si jednu úlohu, ktorú chcete urobiť každý deň a napíšte si ju nad tento kalendár.
3. Vždy, keď sa vám túto úlohu podarí splniť, napíšte si do kalendára veľké X. Oslávte úspech.

Čím dlhšiu reťaz pozitívnych dní vytvoríte, tým ťažšie pre vás bude ju prerušiť. Pretože keď ju prerušíte, musíte začať od nuly. Dajte si ako cieľ najskôr úspešný týždeň. Potom mesiac. Potom 90 dní... A vždy sa pochváľte. Napríklad pri učení sa cudzieho jazyka. Keď sa budete chcieť naučiť cudzí jazyk, bude vám stačiť venovať sa mu denne 30 minút. Pri pravidelnom učení sa cudzí jazyk zvládnete naučiť za rok. Treba si len vytvoriť návyk. To isté sa týka aj detí. Chcete, aby sa naučili cudzí jazyk? Tak im pomôžte tento návyk v nich vybudovať. Každý deň s nimi čítajte jednu stranu a učte sa s nimi frázy. Po nejakej dobe to budú už robiť sami.

Určite ste zažili situáciu, keď niečo robíte a vaše deti vám dajú svoju úlohu. Vy ako obetavý rodič sa vrháte do plnenia úlohy, ktorú vám dalo vaše dieťa. A tú svoju nechávate nedokončenú. Čo by ste si poradili?

Vyrušenie je do istej miery najväčší nepriateľ produktivity. Do istej miery je jedno, či nás vyruší kolega, klient, rodič, nový e-mail alebo dieťa. Samozrejme sme ľudia a radi pomôžeme ostatným namiesto toho, aby sme robili na svojich veciach. Robíme to, čo je urgentné, namiesto toho, čo je dôležité. Na konci dňa potom často zistíme, že sme celý deň "makali", ale vlastne sme len servisovali ostatných a sami sme sa nepohli ani o centimeter. Preto je dôležité dopredu si nastaviť pravidlá a vysvetliť, že keď na niečom robíme, tak na tom proste robíme, a snažiť sa vždy dokončiť svoju úlohu alebo projekt, než začneme robiť niečo iné.

Samozrejme, nie vždy je to jednoduché, ale je to jednoduchšie, než si mnohí ľudia myslia.

Nikdy ste sa takto nezamýšľali? Možno je tá správna doba s tým začať. Začnite tým, že si nájdete nejakú perfektnú druhú polovičku na internetovej zoznamke.

[ivi]